Главная » Блог » Советы и секреты » Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры
Правила написания деловых писем на английском языке: построение и примеры

Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих. 

Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.

Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.

В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.

Как написать деловое письмо на английском?

Деловое письмо на английском, правила составления

Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.

Давайте рассмотрим это подробно. 

Внимание: Хотите преодолеть языковой барьер и заговорить на английском? Узнайте на бесплатном уроке в Москве, как наши студенты начинают говорить за 1 месяц!

1. Приветствие

Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова "Dear" ("дорогой"). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr. - "доктор", Judge - "судья", Professor - "профессор"). Если его нет, то пишем Mr. или Ms. ("мистер" или "мисс/миссис"). Только после этого идет фамилия нашего адресата:

Dear Mr. Jones

Dear Mr. and Ms. Smith

Dear Professor McDowell

! В Британском английском приветствие заканчивается запятой:

Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,

Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,

! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие:

Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:

Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:

Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:

Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала

Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:

To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться

Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам

2. Основная часть

Структура английского делового письма

После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.

Основная часть письма обычно делится на три части:

  • В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
  • Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
  • В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.

Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.

2.1. Часть первая - "предыстория" письма

Цель первого абзаца - сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет "предысторию": к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений "with reference to" ("касательно…"), "with regard to" ("относительно…") или "in response to" ("в ответ на…"):

With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.

With reference to your enquiry...
Касательно вашего запроса…

With reference to our meeting...
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…

With reference to our phone conversation yesterday...
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…

In response to your letter of 13th December...
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…

With regard to your question about...
Относительно Вашего вопроса о…

With regard to your last e-mail...
Относительно Вашего последнего письма…

Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.

Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу "I am writing to" ("я пишу, чтобы…"), чтобы назвать свою цель. Например:

I am writing to inquire about...
Я пишу, чтобы спросить о…

I am writing to request further information about...
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…

I am writing to confirm that...
Я пишу, чтобы подтвердить, что…

I am writing to apply for...
Я пишу, чтобы подать заявку на…

Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:

With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.

With reference to your enquiry I enclose the documents you've requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.

I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of...
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….

I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.

I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.

2.2. Часть вторая - детали письма

Следующий (второй) абзац - это "мясо" письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.

Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон!

В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:

Could you...
Не могли бы Вы…

Would you please...
Не могли бы Вы, пожалуйста…

I would be grateful if you could...
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…

Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу "I would be delighted to" ("я был бы рад"):

I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.

I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.

Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:

Thank you for your invitation, but...
Спасибо за приглашение, но…

Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:

Please, find enclosed...
Пожалуйста, найдите во вложениях...

Enclosed is a...
В приложениях содержится…

Enclosed are...
В приложениях содержатся…

I am enclosing...
Я прилагаю…

2.3. Часть третья - призыв к действию

Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.

We hope that you'll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.

Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.

Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.

Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:

In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.

If you have any questions, don't hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.

Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.

Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:

I'm looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.

I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.

3. Заключение

Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:

Sincerely,
Искренне ваш,

Respectfully yours,
С уважением,

Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,

После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию - и письмо закончено.

А теперь, как и обещала, я дам вам ссылки на примеры деловых писем. 

Примеры деловых писем на английском

Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.

Ресурсы на русском с переводом:

1. https://goo.gl/m8UEZQ

2. https://goo.gl/oSaQcp

Ресурсы на английском (без перевода):

1. https://goo.gl/MdrvLk

2. https://goo.gl/8JqNPK

Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время - пишите кратко, по делу и избегайте "воды". Успехов!

Тема: советы

Получайте бесплатные уроки и советы по английскому!
Я согласен на обработку своих персональных данных
?
Заполняя и отправляя указанные выше данные, я разрешаю ИП Кайзер Е.А. обрабатывать мои персональные данные (включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, обезличивание, блокирование), для целей поддержания со мной контакта. Срок согласия - 15 лет
Тэги
англия (1) советы (123) грамматика (99) учить слова (15) фильмы (2) there is/are (1) not (7) was/were (3) will (6) to be (7) Present Simple (2) вспомогательные глаголы (5) is/are (2) To be (1) Past Simple (3) ошибки (18) разница (152) Future Simple (4) слушать песни (1) часы и минуты (1) to (2) инфинитив (2) have (1) do/does (3) did (3) лекция (6) думать на английском (5) цели (3) практика (7) конструкции английского языка (20) used to (1) степень сравнения (1) Present Continuous Tense (1) английские времена (12) уровень английского (2) формы обучения (4) обучение за границей (1) Past Continuous Tense (1) читать книги (3) Отзывы студентов (2) история успеха (2) continuous (1) понимать на слух (3) аудирование (4) английская речь (4) разговорный английский (4) модальный глагол (12) домашнее задание (1) методика обучения (1) словарный запас (3) программа обучения (3) английское произношение (2) письменный навык (1) поддерживать уровень английского (2) неправильные глаголы (2) сложности изучения (2) день открытых дверей (9) артикли (3) улучшить английский (2) нулевой артикль (1) местоимения (8) множественное число (1) вопросы (7) условные предложения (5) Future in the Past (3) Пассивный залог (5) Perfect (1) предлоги (6) прямая и косвенная речь (2)
Подпишитесь на наши группы